Werkt voor je

Verantwoordelijkheidsgebieden helder?

De functie van de manager
Laten we nogmaals herhalen wat we onder managen verstaan: het scheppen van voorwaarden waardoor anderen de gewenste resultaten kunnen behalen. Een manager rekent het zichzelf aan wanneer deze resultaten niet worden behaald, net zoals hij tevreden is wanneer de gewenste resultaten wél worden behaald. Een manager weet dat hij de resultaten die van hem worden verlangd, alleen via anderen kan behalen. Soms heeft hij een directe lijnrelatie met deze medewerkers. Vaak ook niet; denk aan hoofden P&O, R&D, Onderhoud, Logistiek, Kwaliteit, et cetera. Zij willen de gewenste resultaten behalen door de inzet van mensen waarover ze geen zeggenschap hebben. Voor hen geldt al helemaal wat voor alle managers geldt: een grote afhankelijkheid van de mensen die het werk voor hem (de manager) moeten klaren.

Het past bij de dynamische, resultaatgerichte stijl van RGM om de functie van de manager te definiëren in termen van die gewenste resultaten, ook al worden zij door anderen voor hem binnengesleept. De functie van de manager definiëren we daarom liever in termen van zijn verantwoordelijkheid. En zeggen dan:
de functie van de manager bestaat uit het succesvol runnen van zijn verantwoordelijkheidsgebied.

Gebiedsverantwoordelijkheid
De manager is eindverantwoordelijk voor het gebied dat hij managet. Hij is dus in ieder geval eindverantwoordelijk voor het al dan niet behalen van de gewenste resultaten binnen dat gebied. De manager is bovendien aanspreekbaar op alles wat er binnen het gebied gebeurt. Het woord ‘aanspreekbaar ’ houdt in dat de manager bij gebleken fouten – ook als hij daar niet zelf schuldig aan is – de plicht heeft om in de toekomst herhaling van die fouten te voorkomen. Deze gebiedsverantwoordelijkheid kan en mag de manager niet delegeren.

Taakverantwoordelijkheid
Er zijn heel wat werkzaamheden uit te voeren om een gewenst resultaat te
bereiken. Deze werkzaamheden worden taken genoemd. Taken kunnen wel gedelegeerd
worden. In dit verband spreken we van taakverantwoordelijkheid: de verantwoordelijkheid
voor de directe uitvoering van een taak. Dit houdt ook in: de bevoegdheid om benodigde en overeengekomen middelen in te zetten. De taken van de manager Binnen de gebiedsverantwoordelijkheid van de manager kan hij zelf twee typen (taak)verantwoordelijkheid hebben: uitvoerende en managerial.

De eigen uitvoerende taken noemen we zijn eigen unieke bijdragen. Denk bijvoorbeeld aan:
- het onderhouden van de belangrijkste klantenrelaties
- de acquisitie/verkoop, specifiek eigen vakinbreng
- de externe representatie.

Daarnaast zijn er specifieke managementtaken zoals:
- het stellen van taken/doelen
- het delegeren
- het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken.
Deze laatste taken worden ook wel management-procestaken genoemd. De overige taken binnen zijn gebied zijn gedelegeerde taken. De totale gebiedsverantwoordelijkheid vormt de managementinhoud van de manager.

[ Opdracht ] Verantwoordelijkheidsgebied helder? Stel u voor dat er in een organisatie slecht wordt omgegaan met het bepalen van verantwoordelijkheidsgebieden. Voorbeelden: - De verantwoordelijkheidsgebieden zijn niet correct afgebakend: ze overlappen elkaar, of er vallen gaten, waardoor belangrijke doelen onvoldoende in taakstellingen terugkomen. - Er zit meer dan één baas op één gebied. - Als het verantwoordelijkheidsgebied al duidelijk is, worden de mensen die ermee te maken hebben onvoldoende geïnformeerd. In dergelijke onheldere situaties moet er wel sprake zijn van chaos en energieverlies. Het is vrijwel onmogelijk om verantwoordelijkheid te dragen. Daarom is het van groot belang dat de manager ervoor zorgt dat het eigen verantwoordelijkheidsgebied en dat van alle andere managers op een goede manier is bepaald. Hoe ligt dat bij uw functie? Hierover gaan de volgende vragen

Delegeren
Bij delegeren kan het gaan om twee soorten taken: geregelde en niet geregelde:
- Geregelde taken zijn bestaande taken die volgens vastgestelde routines verlopen, zoals het regulier aanleveren van managementinformatie, klachtenoverzichten, en dergelijke. Het kost over het algemeen weinig moeite deze te delegeren wanneer voldaan is aan de volgende voorwaarden:
- de medewerker aan wie u delegeert, heeft kennis van de taak
- en hij heeft de vaardigheden om met deze kennis om te gaan.

Over geregelde taken hoeven niet altijd op reguliere basis nieuwe afspraken gemaakt te worden, omdat immers duidelijk is waar het om gaat. Normering van de te leveren prestatie is wel een voortdurend punt van (her)overweging: kan het beter, kan het anders? Opleiding en training zijn de geëigende instrumenten om tot taakvolwassenheid te komen.

Niet geregelde taken betreft taken met een nieuw soort problematiek: het niet halen van de planning, het niet functioneren van een medewerker, veranderde strategiekeuzes. Het delegeren van niet geregelde taken vraagt meer zorg en aandacht en wordt door managers vaak met de grootste moeite gedaan. Naast kennis en vaardigheden speelt hierbij ook vertrouwdheid met het beleid en de cultuur van de organisatie een rol. Degene aan wie gedelegeerd wordt, zal in staat moeten zijn conform deze lijnen te werk te gaan. Delegeren van deze taken is echter van grote betekenis voor de verdere ontwikkeling van de medewerker en diens waarde voor de organisatie. Coaching is hierbij het geëigende ondersteuningsinstrument.

Resultaatgebieden
Resultaatgebieden zijn specifieke outputvelden binnen iemands verantwoordelijkheidsgebied.
Het is de RGM-term voor (kern)taken. Functiebeschrijvingen zijn meestal weinig behulpzaam bij het verkrijgen van duidelijkheid over de gewenste resultaten van het werk. Er worden vaak termen gebruikt als ‘organiseert’, ‘onderhoudt’ en ‘coördineert’. Dit is allemaal gericht op de activiteit (input) en niet op het resultaat (output). Hoe komt u erachter wat een functie moet opleveren?

De keuze van resultaatgebieden
Voor elke functionaris en voor elke soort verantwoordelijkheid zijn resultaatgebieden te identificeren. Met de volgende opgaven kunt u zich hierin oefenen. We beginnen met de identificatie van resultaatgebieden voor de manager.

categoryimage: