Werkt voor je

In projecten wordt op een gelijkwaardige manier samengewerkt: de opdrachtgever is niet de baas van de projectleider en de projectleider is niet de baas van projectmedewerkers. Zij zijn gelijkwaardig, maar hebben wel verschillende rollen.

Bij die verschillende rollen horen verschillende takenpakketten waarover afspraken worden gemaakt. Een project Je kunt werk op verschillende manieren aanpakken:

Ad hoc: snel aan de slag, weinig regels of procedures, handig als een probleem zich incidenteel voordoet. Nadeel: duur, moeilijk beheersbaar.

De startnotitie is goedgekeurd en het project gaat nu de volgende fase in. Een project kun je het beste gefaseerd aanpakken: eerst op een rijtje zetten waar het precies om gaat en welke stappen je kunt nemen om bij het resultaat te komen. We gaan in deze les uitvoerig in op de verschillende projectfasen. Wat gebeurt er in een fase en waarmee wordt een fase afgesloten? Het begrip beslisdocument speelt daarin een rol.

De wetten van projectmatig werken
Projectmatig werken kent twee wetten.

De kick-off
De eerste bijeenkomst van een projectteam noemen we de kick-off. Daarbij zijn alle betrokkenen bij het project aanwezig: de opdrachtgever, projectleider, projectmedewerkers, projectsecretaris, eventuele adviseurs en een gebruiker. In dit overleg worden deelnemers niet alleen geïnformeerd over het project, maar maken ze gezamenlijk een fasering en een grove planning. Ze kijken naar risico’s en stellen spelregels vast voor de manier waarop ze willen samenwerken.

Wie doet wat in een project?
Het lijkt zo eenvoudig, maar het is zo moeilijk: het maken van concrete afspraken met projectmedewerkers. Dat komt onder meer door het gebruik van vage begrippen als een concept of een rapport aanleveren, een stukje schrijven. Medewerkers zeggen maar al te graag ‘ja’ om er nu even vanaf te zijn, maar merken later dat ze geen idee hebben wat precies van hen verwacht wordt. Daarover gaat deze les: het maken van concrete afspraken.

Aandacht voor de risico´s
Nu het ontwerp bijna is goedgekeurd, kan een begin worden gemaakt met de voorbereidingsfase. In die fase worden contracten gesloten, bestellingen gedaan, uitnodigingen de deur uit gestuurd. Waar in het begin van het project veel tijd gaat zitten in denkwerk, komt het nu aan op doen, handelen. We besteden aandacht aan het maken van een risicoanalyse.

Het ontwerp krijgt zijn definitieve vorm en bij het uitwerken daarvan is het goed nogmaals de risico's onder ogen te zien.

In de laatste fasen van het project ligt het accent op de beheersing. Het werken aan de uitvoering van de plannen eist van de projectleider dat hij zijn volle aandacht geeft aan controle: loopt de uitvoering volgens de tijdsplanning en blijven we binnen de begroting? Bovendien moet hij toezien op informatie en communicatiestromen. In deze les besteden we verder aandacht aan de evaluatie.

Een project is niet altijd een geïsoleerd gebeuren. Anderen dan projectleider, medewerkers en opdrachtgever bemoeien zich er ook mee en willen zich soms laten gelden. Niet iedereen in de omgeving heeft hetzelfde belang bij het project. We gebruiken hier met opzet de term politiek. Politiek heeft altijd te maken met belangen. Belangen die niet altijd direct zichtbaar zijn. Uiteraard speelt de politiek een belangrijke rol bij projecten die in het openbare domein gerealiseerd worden. Maar eigenlijk worden er in iedere organisatie politieke spelletjes gespeeld.

In een project speelt een aantal kritische succesfactoren een rol. Ze kunnen een project maken of breken. Een van de belangrijkste willen we hier behandelen: de rol van de opdrachtgever.

De rol van opdrachtgever wordt vaak onderschat in projecten. De aandacht gaat uit naar de projectleider, de methodiek die hij toepast en zijn manier van leidinggeven en communiceren. De opdrachtgever duikt slechts een aantal keren op als er een beslissing moet worden genomen. Toch is hij een factor van belang: een kritische succesfactor.