Werkt voor je

De startnotitie is goedgekeurd en het project gaat nu de volgende fase in. Een project kun je het beste gefaseerd aanpakken: eerst op een rijtje zetten waar het precies om gaat en welke stappen je kunt nemen om bij het resultaat te komen. We gaan in deze les uitvoerig in op de verschillende projectfasen. Wat gebeurt er in een fase en waarmee wordt een fase afgesloten? Het begrip beslisdocument speelt daarin een rol.

De wetten van projectmatig werken
Projectmatig werken kent twee wetten. De eerste luidt: eerst denken, dan doen, de tweede: werken van grof naar fijn. Faseren is niets anders dan deze twee wetten in praktijk brengen. Met het indelen van het project in verschillende fasen wordt in een oogopslag duidelijk hoeveel tijd je hebt om na te denken, wanneer je tot handelen moet overgaan en hoe de grote lijn is.

[ Opdracht ]  Doe een haalbaarheidsonderzoek
In de startfase wordt vaak een haalbaarheidsonderzoek gedaan. Het doel daarvan is te kijken of het sowieso mogelijk is om dit project te realiseren. Bij een haalbaarheidsonderzoek wordt gekeken naar:

- de 'hardheid' van eisen en wensen
- kennis en ervaring van anderen binnen of buiten de organisatie
- langetermijnontwikkelingen

Haalbaarheidsindicatoren zijn:
- economisch: kostprijs, prijs/kwaliteit
- technisch: is het project produceerbaar
- commercieel: markt, ontwikkelingen
- maatschappelijk: politiek, milieu
- resources: zijn er genoeg mensen, apparatuur, tijd en geld

Tips
- Keep it simple
- Durf te schatten

De projectfasen 
We delen een project dus in fasen in. De projectweg knippen we op in overzichtelijke stukken, waarbij we de momenten waarop we een beslissing moeten nemen, expliciet aangeven. We noemen dit beslismomenten. Pas als voor de bouw van een huis de bouwtekeningen goedgekeurd zijn, kunnen we aan de fase van de bouw beginnen. Als we in een offertetraject kiezen voor een van de aanbieders, kunnen we overgaan naar de voorbereiding.

De projectfasen zien er als volgt uit:
- Initiatieffase
- Definitiefase
- Ontwerpfase
- Voorbereidingsfase
- Realisatiefase
- Nazorgfase

Initiatieffase
De initiatieffase start met een probleem waarvan iemand wil dat het wordt opgelost, of met een idee. Niet ad hoc, maar fundamenteel.

Definitiefase
De projectleider vormt in deze fase een team, hij houdt met dit team en de opdrachtgever een kick-off om de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Teamleden leren elkaar en de opdrachtgever kennen, ze kunnen elkaar vragen stellen en gezamenlijk stellen ze een grove fasering en grove planning voor het project op.

Ontwerpfase
Het beeld van het projectresultaat bestaat tot nu toe alleen nog maar in de hoofden van de projectleider, de teamleden en de opdrachtgever. We moeten er nu vorm aan geven. Dat kan in de vorm van een maquette of een prototype. Dit is vaak een lange en moeizame fase. Bij ieder ontwerp moet je risico’s meenemen en aandacht besteden aan de nazorg.

Voorbereidingsfase
In deze fase contracteert je externen als dat nodig is. Als je bijvoorbeeld een extern bureau inhuurt dat de data voor een onderzoek moet bewerken, of een vormgever die de lay-out moet verzorgen, maak je daar in deze fase een contract voor. De projectleider maakt in deze fase dus een begroting.

Realisatiefase
In deze fase wordt het resultaat gemaakt. Het huis bouwen, de nota schrijven, het onderzoek in definitieve vorm gieten. Aan het eind van de realisatiefase ligt er een afgerond project. Als de voorafgaande fasen goed doorlopen zijn, is het realiseren van het project relatief gemakkelijk. Wanneer het project is afgerond, vindt een evaluatie plaats. Het is tenslotte handig om te weten welke fouten zijn gemaakt. Van fouten kun je alleen maar leren.

Nazorgfase
Deze fase omvat al die activiteiten die nodig zijn om te kunnen genieten van het project. Het is niet handig te wachten met het maken van een nazorgplan tot het project klaar is.

[ Opdracht ]  Stel een projectteam samen
- Pols mogelijke projectgroepleden over beschikbaarheid en motivatie.
- Leg deze lijst van projectmedewerkers voor aan de opdrachtgever.
- Zorg dat de opdrachtgever zijn verantwoordelijkheid neemt en capaciteit levert.

Functionele rollen en teamrollen
- Functionele rollen: vakinhoudelijke kennis en kunde
- Teamrollen: karaktereigenschappen, stijl van van samenwerken.
- Wanneer je geen projectteam samenstelt, bekijk dan wat jouw rol van het betreffende project kan zijn, zowel inhoudelijk als de rol binnen het team.

Ga naar Les 3: Je hebt een kick-off nodig om een goed projectplan te schrijven

categoryimage: