Delegeren

Met toestemming overgenomen uit tijdschrift SiS , maart 2006
door Anouk Horsthuis

Laat los! De beste manieren om te delegeren

'Nu even niet!' schreeuwde Sjors-de-manager in de Cup a soup-reclame, en god, wat leefden we met 'm mee. Ondertussen bijten we zélf nog liever onze tong af dan dat we toegeven dat we het te druk hebben. Omdat loslaten, zeker voor de perfectionisten onder ons, gewoon niet zo eenvoudig is.

‘Leukere collega door delegeren’ Meike van de Watering (39) is personeel- en organisatieadviseur bij een woningbouwvereniging Wat voor type werker ben jij? 'Ik heb een goede baan, met behoorlijk wat verantwoordelijkheid, waar ik helemaal voor ga. Tot een paar jaar geleden stelde ik me in m'n werk vaak op als een klein meisje. Ik wilde graag aardig gevonden worden en zei nooit nee, met als resultaat dat ik het meeste werk van de hele afdeling verzette. Bovendien deed ik altijd m'n uiterste best om maar geen fouten te maken, omdat ik bang was voor kritiek.' Met welk gevolg? 'Als ik drie jaar geleden geen dochter had gekregen, was ik nu waarschijnlijk nog steeds obsessief met m'n werk bezig. Maar sinds ik moeder ben, realiseer ik me dat er meer is in het leven dan werken alleen. Het mooie vind ik dat waar ik dacht dat ik er simpelweg de persoon niet naar was om meer op m'n strepen te gaan staan, ik nu merk dat een beetje meer afstand nemen me eigenlijk heel makkelijk afgaat. Vroeger ergerde ik me mateloos aan collega's die nooit overwerken, een advies in een uurtje op papier knallen en die zonder gêne een vakantie boeken onder werktijd. Nu zie ik dat dat misschien niet zo netjes is, maar wel zo gezond voor jezelf.' En nu? 'Ik ben blij dat ik tegenwoordig ontspannener ben in m'n werk. En niet alleen voor mezelf… Ik denk dat ik nu een leukere collega ben dan een paar jaar geleden. Ook al zeg ik soms nee, of vraag ik een collega om hulp, het feit dat ik er eerlijk over ben, wordt erg gewaardeerd.'

Voor wie door de stapels rapporten, dossiers en e-mails het werk niet meer ziet, is delegeren niet zomaar een optie, maar de enige serieuze mogelijkheid. De andere opties variëren namelijk van gestrest worden tot overspannen of zelfs burn-out raken, en dat zijn allerminst aanlokkelijke alternatieven.

Dat nogal wat werkenden gebaat zouden zijn bij wat praktische delegeerskills, blijkt ook uit onderzoek: gemiddeld heeft 10 procent van alle Nederlandse werkenden last van burn-outverschijnselen, waarbij van alle vrouwen zelfs 15 procent chronisch moe is. Wat deze groep mensen kenmerkt, is volgens deskundigen een hoog arbeidsethos.

In een advies dat de Raad voor Maatschappelijke Ontwikkeling in 2002 aan het kabinet stuurde, staat letterlijk: 'In tegenstelling tot wat vaak wordt aangenomen, worden vooral die mensen door vermoeidheidsklachten getroffen die zich zeer betrokken voelen bij hun werk en die zich daarvoor volledig inzetten. Gevaar voor klinische burn-out lopen vooral diegenen die "er helemaal voor gaan", die altijd nog "een tandje kunnen bijzetten", zij wier gedrevenheid geen grenzen kent bij het vervullen van hun taak.

Gekenmerkt door loyaliteit aan de werkgever, een groot verantwoordelijkheidsgevoel en een vaak uitstekende staat van dienst, zijn het de ideale werknemers.' Waarbij ideaal dus maar betrekkelijk is, want dankzij dat hoge arbeidsethos lopen deze 'gedroomde medewerkers' zichzelf straal voorbij. Ze slagen er niet in periodes van inspanning af te wisselen met periodes van óntspanning en dus blijft de boog steeds gespannen staan. Om in die hectiek toch rust te creëren, moet er hooi van de overbelaste vork af. Maar daarvoor moet wél eerst een knop om. Wie wil leren delegeren, zal het werk immers éérst zelf moeten leren los te laten.

Bevrijding
Eigenlijk zou iedereen het zich bij tijd en wijle eens moeten afvragen: waarom werk ik? Je wilt het misschien niet direct toegeven, maar in feite werk je natuurlijk gewoon vanwege dat salaris dat aan het eind van de maand op je rekening wordt bijgeschreven. Je werkt omdat je geld nodig hebt om te kunnen wonen, eten en leven. Andersom krijg jij dat salaris van je werkgever, omdat hij van jou verwacht dat je bepaalde dingen doet. Dingen die vermeld staan in je taakomschrijving. Een ontnuchterende constatering in deze tijden van persoonlijke ontwikkelingstrajecten en dito actieplannen, maar wel erg wáár.

Annegreet Van Bergen, econoom, journalist en auteur van 'De lessen van burn-out' en 'Onthaasten van A tot Z', moest zelf burn-out raken om te zien hoe belangrijk het is dat je je werk kunt relativeren en loslaten. Volgens haar is het voor veel mensen moeilijk, maar wel te leren. 'Mensen die van zichzelf vinden dat ze de dingen eens wat meer op hun beloop zouden moeten laten, zouden dat gewoon eens moeten doen. Wil je je niet meer overal verantwoordelijk voor voelen? Doe het dan niet. Het is misschien eng omdat je het nog nooit hebt geprobeerd, maar het kán. En makkelijker dan je denkt. Misschien zullen sommigen het een desillusie vinden dat ze niet overal nodig zijn, maar het is vaak ook een enorme bevrijding te merken dat de wereld het zonder jou ook wel af kan.'

'Meer vertrouwen in anderen' Aysel Disbudak (34) is oprichter en directeur van Unal Zorg Wat voor type werker ben jij? 'Ik ben een harde werker. Krachtig en koppig. Ik heb vijf jaar geleden het Migranten Platform Gehandicapten opgericht omdat ik zag hoe het mijn gehandicapte broertje verging en sindsdien vecht ik voor waar ik in geloof: betere toekomstperspectieven voor gehandicapte migranten. Daarmee heb ik van mijn idealisme mijn werk gemaakt. Het gevaar is dat je werk nooit ophoudt, dat je alles oppakt waarvan je denkt dat het moet worden opgepakt.' Met welk gevolg? 'Een paar jaar geleden ben ik letterlijk ziek geworden van mijn werk. Ik was hoogzwanger en raakte burn-out. Daarvan heb ik veel geleerd. Ik weet nu wanneer ik te ver ga en te veel van mezelf eis.' En nu? 'Ik werk nog altijd keihard, zeven dagen per week. Ik heb net een nieuw bedrijf opgericht, Unal Zorg, dat ondersteuning biedt aan allochtone gehandicapte jongeren, en daar wil ik de komende jaren helemaal voor gaan. Wat dat betreft ben ik erg gedreven en perfectionistisch. Ik geef niet graag werk uit handen en doe het allemaal het liefst zelf. Toch heb ik mezelf voorgenomen vaker nee te zeggen en werk uit te besteden. Ik moet en wil meer vertrouwen hebben in anderen en maak lijstjes van werk dat ik door freelancers kan laten doen. Bovendien heb ik mezelf een deadline gesteld: ik doe dit drie jaar en daarna zie ik verder. Ik mag met mijn werk dan strijden voor iets waarin ik geloof, ik wil wel gezond oud worden.'

Mariëlle Koek is opleidingsmanager bij Schouten & Nelissen en verantwoordelijk voor diverse trainingen waaronder Persoonlijke Stressbestendigheid. Volgens haar is kunnen loslaten een absolute vereiste voor een gezonde werkhouding. Koek: 'Pas als je je werk kunt loslaten, kun je je ontspannen en dat heeft ieder mens nodig. Je te zeer focussen op je werk is niet goed. Je hebt een léven nodig naast je werk, als tegenwicht.'

Über-loyalen
Wie kan loslaten, kan ook delegeren. Hoewel delegeren riekt naar afschuiven, wat voor de über-loyalen onder ons welhaast een scheldwoord moet zijn, is het dat niet. Daarover zijn de meeste trainers en coaches het roerend eens. Wat het dan wel is? Delegeren is een vorm van delen van verantwoordelijkheden, zegt de een. Delegeren is werk aan anderen durven toevertrouwen, stelt de ander. In het gemiddelde managementboek wordt dat werk echter steevast door een manager 'toevertrouwd' aan ondergeschikten.

Delegeren is echter niet alleen aan managers voorbehouden, vindt Mariëlle Koek. Volgens haar nóém je het delegeren van werk van de ene collega naar de andere alleen anders, namelijk: samenwerken. Mensen die samenwerken, concentreren zich immers niet alleen op het eigen werk, maar doen daarnaast dingen voor en met elkaar. Koek: 'Ikzelf werk onder een baas en tegelijkertijd náást een heleboel andere mensen die ik nodig heb om mijn werk te kunnen doen, maar over wie ik geen zeggenschap heb. Collega's dus. Om de samenwerking tussen ons goed te kunnen laten verlopen, is het nodig dat we een goede relatie hebben met elkaar. Dat is niet alleen voor mij cruciaal, maar voor iedereen die collega's heeft. Want in die relatie veel tijd en energie steken, levert je niet alleen plezier op in je werk, maar ook rust. In tijden van drukte kun je immers makkelijker dingen bij mensen wegzetten met wie je een goede relatie hebt. Omdat je bovendien zicht hebt op waar iedereen mee bezig is, kun je goed inschatten welke collega's wel of niet ruimte hebben.'

Alle goeds begint dus met een goede relatie met de collega's. What else? Je moet zicht hebben op je eigen takenpakket en je eigen grenzen, vindt Koek. 'Kan ik dit erbij hebben, is dit belangrijk om te doen, heb ik hier wat aan of is het beter dat iemand anders dit doet? Dat zijn dingen waar je steeds over moet blijven nadenken. Je moet assertief zijn om je grenzen te kunnen bewaken en vervolgens direct zijn in je contacten. Dit lukt me niet, wil jij dat doen? Dat kun je echt gewoon vragen.'

In het ideale bedrijf dan in ieder geval. Koek: 'Ja, dit is natuurlijk allemaal gebaseerd op de aanname dat je een competente leidinggevende en competente collega's hebt en dat de bedrijfscultuur open en eerlijk is. In de praktijk zie je inderdaad vaak dat het toch wat anders werkt. Collega's die in koor roepen dat het hun verantwoordelijkheid niet is. Of een leidinggevende die niet delegeert, maar een klus botweg over de schutting gooit. Maar ook dan zou je zelf in control moeten zien te blijven. Zorg dat je zulke dingen niet in stilte laat passeren. Maak een afspraak over iedere klus die op je bureau belandt en houd bijvoorbeeld een week lang bij hoeveel tijd je eraan kwijt bent. Dat is sowieso altijd een goede strategie: inzichtelijk maken wat je doet. Een kwestie van zakelijk zijn: pas met feiten heb je immers een verhaal.'

'Gestraft  voor mijn enthousiasme' Simona Vaassen (29) werkt op de communicatieafdeling van een grote verzekeraar Wat voor type werker ben jij? 'Ik ben goed in m'n werk, maar ik ben een kruk als het aankomt op taakafbakening. Wat dat betreft ben ik denk ik een typische vrouw.' Met welk gevolg? 'Er is een grens aan wat je kunt doen. Mijn eigen baan vergt al behoorlijk wat tijd en energie, maar daarnaast voel ik me voortdurend geroepen in te springen als er ergens problemen zijn of dreigen te ontstaan. Zo heb ik me afgelopen jaar beziggehouden met een project waarvoor mijn leidinggevende zelf te weinig tijd had. Hartstikke leuk natuurlijk, maar het heeft mij uiteindelijk bar weinig opgeleverd.' En nu? 'Dat dit op de lange duur onwerkbaar is, begin ik me nu pas een beetje te realiseren. Ik heb steeds vaker dat ik al moe ben als de dag nog moet beginnen. Bovendien merk ik dat het wel heel erg eenrichtingsverkeer is. Mijn leidinggevende leunt sterk op mij en omdat ik me daardoor gestreeld voel, zeg ik maar al te vaak ja. Wat dat betreft word ik gestraft voor mijn eigen enthousiasme. Ik vind het allemaal hartstikke leuk, wil het allemaal graag doen, maar aan het eind van de dag zit ik met m'n handen in het haar over zoveel klussen en zo weinig tijd. Vroeger dacht ik dat een baas ervoor was om dat soort dingen te doorzien, maar zo werkt het duidelijk niet. Als jij niet roept dat je het te druk hebt, zal niemand het voor je opnemen. Je moet dus gewoon goed voor jezelf zorgen.'

Schaduwmanagers
Ook een bekend fenomeen op menige werkvloer: de medewerker die in stilte de gaten dicht die de manager laat vallen. Je hebt ze overal: de schaduwmanagers. Mensen die zich het vuur uit de sloffen lopen voor hun baas en zich verantwoordelijk voelen voor het werk dat hij of zij toch echt zelf zou moeten doen. Overbodig te zeggen dat dat een uiterst prettige situatie is voor de manager, maar voor de medewerker in kwestie meestal een bron van grote frustratie. Koek: 'Dit soort mensen is feitelijk de rechterhand van de baas. Het wordt alleen niet geformaliseerd. Hoewel dat vaak sluipenderwijs ontstaat, zal er toch een moment moeten komen om daar afspraken over te maken. Wie in deze situatie zit, kan simpelweg beginnen met aan te geven wat hij of zij inmiddels allemaal doet. En dan de vraag stellen: gaan we dat formaliseren of anders oplossen? Echt waar, als mensen maar eens wat duidelijker zouden zijn over wat ze wel of niet willen, zouden veel dingen zichzelf wel oplossen.'

Ook professional organizer Denise Hulst onderstreept in haar boek 'Tijdig van kantoor' nadrukkelijk het belang van een heldere en efficiënte communicatie. 'Duidelijke taal gebruiken is een voorwaarde voor effectieve samenwerking. Dat geldt zeker voor het moment waarop je anderen vraagt iets voor je te doen.' De tijd die je nodig hebt om fouten te herstellen of om het alsnog zelf te doen, is immers zo mogelijk een nóg grotere tijd- en energievreter dan alles zelf doen. Ook slim: niet alleen de noodzakelijke klussen delegeren, maar ook de leuke dingen. Want álles voor een goede relatie met de collega's!

Werkdruk
Dat we, ondanks alle mogelijkheden die we kennelijk hebben om werk te delegeren, om nee te zeggen en om nieuwe en duidelijke afspraken te maken, er in de praktijk nauwelijks naar handelen, ligt cynisch genoeg vaak aan… de werkdruk. Inderdaad, die werkdruk waarmee de wens tot loslaten en delegeren in de eerste plaats begon. Of zoals Denise Hulst het schrijft in haar antistressboek: 'In tijden van drukte is het laatste waarin de meeste mensen zin hebben, uitleggen hoe bepaalde zaken gedaan moeten worden. In veel gevallen zullen mensen er dan ook voor kiezen om al het werk, ook dat werk dat juist heel goed door anderen gedaan kan worden, zelf te doen.'

Delegeren kan het werk van anderen interessanter maken. Collega's kunnen er een blijk van vertrouwen in zien of een grotere eigen verantwoordelijkheid door krijgen. Maar wie een eerste delegeerpoging doet, moet er rekening mee houden dat de praktijk soms weerbarstiger is dan de theorie. Want na jaren op dezelfde manier denken en handelen ineens assertief je eigen grenzen gaan verdedigen, is niet alleen slikken voor jou, maar ook voor je omgeving.

Fred Sterk, psycholoog en medeauteur van het boek 'Ruimte voor jezelf' zegt daarover: 'Op het moment dat jij je iets meer terugtrekt en niet meer de verantwoordelijkheid neemt voor het werk van een ander, pak je iets van hem af. En dan is het natuurlijk logisch dat diegene in opstand komt: eerst deed je alles voor hem en nu niet meer!' Wie evenwel duidelijk is over wat hij wel en niet wil, heeft volgens Sterk op de lange duur echter niets te verliezen, maar alles te winnen. Liever nu een tijdelijk conflict dan straks overspannen op de bank.

12 Manieren om efficiënt te delegeren 1. Gericht taken verdelen 2. Goed nadenken over de vaardigheden en kennis van de persoon aan wie je hetwilt vragen 3. Van tevoren een moment van tussenevaluatie afspreken 4. Op basis van een eigen planning en werklast zien wat te veel tijd kost, en delegeren niet uitstellen 5. Duidelijk zijn over het eindresultaat 6. Checken of helder is wat verwacht wordt 7. Duidelijke en haalbare deadline afspreken 8. Juiste en volledige informatie geven 9. Samen plan van aanpak bedenken 10. Beschikbaar zijn voor overleg en uitleg, maar de uitvoering overlaten aan de ander 11. De persoon die uitvoert de credits gunnen bij een goed resultaat 12. Verantwoordelijkheid nemen bij een minder goed resultaat  Bron: Tijdig van kantoor, Denise Hulst, uitgeverij Het Spectrum, 2005, ISBN 9027417431

Verder lezen

De lessen van burn-out, Annegreet van
Bergen, Uitgeverij het Spectrum, 2005, ISBN
9027415919. NB: In 2000 verscheen de eerste
druk, maar in deze uitgave is een extra hoofdstuk
opgenomen: 'Zes jaar verder en nog
steeds in balans' en een tiende les.
Tijdig van kantoor, Denise Hulst, Uitgeverij
het Spectrum, 2005, ISBN 9027417431
Delegeren, John Payne en Shirley Payne, Thema,
1999, ISBN 9070512556
Ruimte voor jezelf, Fred Sterk & Sjoerd
Swaen, Kosmos, 2003, ISBN 9021539993

Links

Stresstest 

Burn-out naar Burn-in (onafhankelijk kennis-, informatie- en communicatieplatform
stress & burn-out)

 Meer lezen over delegeren? Kijk op ManagerNet

 Op zoek naar een professionele managementopleiding? Klik hier.