Prioriteiten stellen

Na een drukke werkdag komt Johan ontevreden thuis en vraagt zich af:

"Wat heb ik nou eigenlijk gedaan vandaag?"

Hij heeft het gevoel dat hij zijn tijd verdaan heeft met het reageren op mailtjes, telefoontjes, rituele vergaderingen, en het van dienst zijn van collega's. Bovendien is hij een halve dag bezig geweest met de eindredactie van een tekst, terwijl dat eigenlijk het werk is van zijn assistent. Die had toevallig vrij die dag. Tijdens deze activiteit stootte hij ook nog op een computerprobleem. Hij heeft zeker anderhalf uur vergeefs gezocht naar een oplossing, terwijl hij echt geen verstand heeft van computers.
Johan denkt dat hij misschien gewoon langere dagen moet maken.

Als dit voorbeeld voor jou herkenbaar is, dan kan timemanagement nuttig voor jou zijn. De volgende oefening helpt jou om prioriteiten te stellen.

Prioriteiten stellen
In ons drukke bestaan moeten we steeds opnieuw beslissen waaraan we op dit moment voorrang geven. Veel jachten en jagen komt voort uit het feit dat we deze beslissingen impulsief nemen zonder stil te staan bij de mate van urgentie en belangrijkheid van wat we aanpakken.

Oefening 1: Dringend en belangrijk
Neem jouw meest recente werkdag in gedachten en schrijf op:

• Welke werkzaamheden die voor jou belangrijk en dringend zijn, heb je verricht?
• Welke werkzaamheden die voor jou belangrijk zijn, had je kunnen laten liggen, maar heb je toch gedaan?
• Welke onbelangrijke, maar wel dringende werkzaamheden heb je verricht?
• Welke onbelangrijke en niet dringende werkzaamheden heb je uitgevoerd?

Oefening 2: De volgende werkdag
Maak nu een inventarisatie van de werkzaamheden van de komende werkdag. Maak een lijst van wat je die dag allemaal te wachten staat:

• Activiteiten komende werkdag
• Schatting benodigde tijd

Voeg ook toe wat mogelijk incidenteel en ongepland kan gebeuren en hoeveel tijd je daarbij nodig hebt. Denk ook aan e-mails lezen en beantwoorden, telefoon beantwoorden, collegiaal overleg:

• Incidentele activiteiten komende werkdag
• Schatting benodigde tijd

Ga nu naar het schema hieronder en beslis in welke cel iedere activiteit eigenlijk thuis hoort. Zorg dat je activiteiten schrapt, als jouw acht uren vol zijn en de werklast te groot wordt voor een dag. Controleer achteraf of je jezelf aan dit schema hebt weten te houden. Zet een kruisje bij de punten die anders zijn verlopen dan gepland.

	Dringend	Kan wachten
Belangrijk	...	...
Onbelangrijk	...	...

Oefening 3: Analyse werkdagen
Je hebt nu materiaal van twee werkdagen verzameld om te kijken naar jouw prioriteiten. Als je het geheel overziet, ontdek je misschien een patroon. Wat valt je op? Zit er eenzelfde patroon in deze twee dagen?
Werk aan de hand van onderstaande punten uit, wat voor jouw werkpatroon kenmerkend is. (Sla over wat niet op jou betrekking heeft.)

Ik doe wat tot mijn taak gerekend mag worden.    Met name:...

Ik doe vooral die dingen waar ik goed in ben.    Met name:...

Ik doe meer dan wat tot mijn taak gerekend mag worden.    Met name:...

Ik doe vooral de dingen waar ik waardering voor krijg.    Met name:...

Ik doe de rotklusjes eerst.    Met name:...

Ik doe de rotklusjes het laatst.    Met name:...

De werkzaamheden die ik heb genoteerd onder belangrijk    en dringend, zijn echt in het belang van onze organisatie.    Ja/nee, leg uit:...

Ik ben echt goed in het werk dat voor mijn organisatie    belangrijk is.    Ja/nee, leg uit:...

Ik besteed ook veel tijd aan de werkzaamheden bij belangrijk    en kan wachten.    Omdat:...

Ik besteed ook veel tijd aan de werkzaamheden bij    onbelangrijk, maar wel dringend.    Omdat:...

Ik besteed ook veel tijd aan de werkzaamheden    onder onbelangrijk en kan wachten.    Omdat:...

Benoem tot slot de aspecten die je wilt veranderen als je    jouw tijd goed wilt besteden en minder tijdsdruk wilt    ervaren:...

Bron: Vang je eigen schaduw, Uitgeverij Thema, ISBN 90.5871.344.X

 Meer lezen over timemanagement? Kijk op ManagerNet

 Leer effectief met je tijd omgaan. Volg de training Time Management