Hoe je ervoor zorgt dat je niets meer vergeet

Welke dingen vergeet jij wel eens?

Ben je wel eens een goed idee vergeten? Tja, waarschijnlijk weet je dat dan niet eens… Maar iedereen heeft af en toe van die heldere momenten. Je bedenkt een briljant idee voor een nieuw product, of de oplossing voor die bug schiet je te binnen. Maar wanneer je 'm dan wilt fixen - weet je het niet meer!

Door: Taco Oosterkamp - Meereffect.nl

Of ben je wel eens een afspraak met iemand vergeten? Ik wel. Je hebt een leuk, inspirerend gesprek. Leuke plannen èn goede voornemens: jij gaat ernaar kijken en hij zal er op terugkomen. Maar een paar weken later zit er nog geen schot in de zaak. En je beseft dat je eigenlijk niet meer weet wie wat zou doen.

Hoe zou het zijn als je nooit meer iets belangrijks vergeet?
Stel je voor dat je niets meer zou vergeten. Al je goede ideeën blijven veilig bewaard. Afspraken zijn helder en duidelijk en je wordt niet steeds meer geconfronteerd met gebroken toezeggingen. Klinkt als een utopie? Eigenlijk is het heel eenvoudig te realiseren. Mits je een beetje fanatiek wilt zijn.

Onthouden werkt niet meer
Veel mensen managen de rompslomp in hun leven door alles te onthouden. Zo'n toezegging bij de koffieautomaat bijvoorbeeld. Vroeger werkte dat prima, maar voor de meeste mensen geldt dat er domweg teveel informatie op ze afkomt om dat allemaal met je hoofd bij te kunnen benen.

Wat ook niet helpt is dat we steeds minder tijd hebben om uit te blazen. Terwijl je onderbewuste nou net die tijd gebruikt om je te helpen herinneren aan klusjes. Dus als je in de file staat of als je wilt slapen ’s avonds komt al die rompslomp naar boven. Net op de momenten dat je er niets mee kunt.

Je onderbewuste helpt je dus herinneren aan de juiste dingen op de verkeerde plaats en het verkeerde moment. Wat we nodig hebben is een systeem wat tijd en ruimte overbrugt. Het Getting Things Done systeem waar wij nogal enthousiast over zijn, is zo'n systeem. Het is betrouwbaar en werkt snel.

Bovendien krijg je nog een bonus: wanneer je een betrouwbaar systeem buiten je hoofd bijhoudt, zal je onderbewuste je op een gegeven moment niet meer herinneren aan al die rompslomp. Daar krijg je een enorm helder hoofd van - met meer rust en meer ruimte voor creativiteit.

Verzamel alles wat je moet onthouden
Het hele systeem begint met het fanatiek opschrijven van alle rompslomp die je niet wilt vergeten.
Een van de meest simpele dingen die je hierbij kan helpen is een notitieblokje wat je altijd bij je hebt. Koop daarbij een goed schrijvend vulpotlood en je kunt alles wat je moet onthouden meteen opschrijven. Natuurlijk kun je ook meer hightech werken (zoals ik zelf doe) en je PDA of mobiele telefoon hiervoor gebruiken.

Op kantoor is een simpel brievenbakje handig.
Ook voor alle losse papieren (binnengekomen post, losse aantekeningen) waar je nog een beslissing over moet nemen heb je dan een verzamelplek. Je kunt ook je collega’s leren dat zij al hun papieren voor jou meteen in dat bakje leggen. Als je het dan maar eenmaal per dag weer leegwerkt.

Ook als je onderweg bent is het handig om papieren te kunnen verzamelen. Met een simpel mapje in je tas is dat voor elkaar. Alle bonnetjes, folders en andere informatie stop je meteen in dat mapje.

Heb je trouwens in de gaten dat je inbox ook een verzamelbakje is? Aan het verzamelen van je mail hoef je weinig te doen, dus dat scheelt! Net als al dit soort nieuwe informatie moet je je mail daarna natuurlijk wel weer zo snel mogelijk verwerken.

In de auto is het lastig om te verzamelen wat je wilt onthouden. Een mogelijke oplossing daarvoor is de digitale notuliste. Zelf vind ik dat handiger dan een voicerecorder.

Het consequent verzamelen van nieuwe informatie is de eerste stap op weg naar een compleet Getting Things Done systeem. Tijdens de meereffect training leggen we je graag uit hoe het gestroomlijnd beslissingen nemen over al die informatie in de praktijk werkt. Dan is er ook tijd om te oefenen en vragen te stellen.