Hoe ver moet je gaan met plannen?

Heb jij je projecten onder controle? Als je een uitdagende baan hebt, en veel verschillende klussen waar je verantwoordelijk voor bent, dan is het logisch dat je af en toe het overzicht kwijtraakt. Het ene project heb je net op de rit, terwijl de deadline van een volgend project alweer in zicht komt. Hoe zorg je dat je de touwtjes stevig in handen houdt?

Door: Taco Oosterkamp - Meereffect.nl

Op tijd bijsturen
Voor sommige projecten werkt het lekker als je alle acties die je voor dat project moet doen op tijd aan ziet komen. Dan kun je nu alvast de acties doen die eerder kunnen gebeuren. En als je goed overziet hoe het project zich ontwikkelt hoef je niet meer te schrikken van deadlines. Bovendien kun je op tijd op zoek gaan naar meer mensen om in te zetten voor je project als dat nodig blijkt te zijn.

Als je planning niet in balans is
Wat lastig kan zijn bij projectplanning is dat het niet altijd meteen duidelijk is op welk niveau je het project moet plannen. Dan bestaat het risico dat je of tevéél of juist te wéinig plant. Je hebt bijvoorbeeld de taak gekregen om de interne communicatie te verbeteren. Maar je weet nog niet zo goed hoe je het gaat aanpakken. Je hebt het project wel op je lijst gezet, maar nog niet nagedacht over hoe je precies gaat beginnen. Niet zo gek dat je er dan geen voortgang mee maakt…

Maar aan de andere kant kan het ook zijn dat je zo bang bent dat je iets over het hoofd ziet dat je daarom alles tot in detail hebt vastgelegd. Het projectplan wat je hebt geschreven beslaat 140 pagina's. En voor de komende drie maanden staat je agenda helemaal strak volgepland. Helaas: teveel plannen kost bergen met tijd en het levert vaak ook nog eens weinig op. Je planning zal waarschijnlijk voor het grootste deel onbruikbaar zijn, want geheid dat het allemaal net iets anders gaat lopen dan dat je nu dacht.

Plan niet te veel en niet te weinig

Hoe voorkom je nou dat je teveel of te weinig plant? Ik heb een aantal tips voor je.
Let allereerst op het verschil tussen simpele en meer complexe projecten. Hoeveel je moet plannen hangt af van hoe je project in elkaar zit.

Zo zou je kunnen werken met simpele en complexe projecten:
1. Voor simpele projecten is het vaak voldoende om je Gewenste Uitkomst en de Eerstvolgende Actie vast te stellen. Simpele projecten zijn projecten waarbij je stap voor stap de ene actie na de andere doet. Denk bijvoorbeeld aan het plannen van een vergadering of het regelen van een cadeautje voor je collega. Zet de Eerstvolgende Actie van het project op je takenlijst. Dan weet je zeker dat je het project niet vergeet. Op het moment dat je die actie hebt gedaan, streep je die van je lijst en zet je de volgende actie ervoor in de plaats.

2. Voor projecten die net wat minder simpel zijn is het handig om een brainstorm te doen. Dan gaat het om projecten zoals het vernieuwen van een website of het verbouwen van je huis. Bij dit soort projecten volgen de stappen elkaar niet altijd chronologisch op. Met het brainstormen inventariseer je wat er moet gebeuren.

Er zijn veel verschillende manieren om te brainstormen:
- Doe een minddump. Schrijf alles wat je kunt bedenken over het project op.
- Maak een mindmap.
- Google naar wat andere mensen hebben gedaan.
- Vraag aan de mensen om je heen hoe zij het aan zouden pakken. Overleg met je team, zoek in je netwerk naar iemand die net zo'n klus gedaan heeft of zoek in de fora op internet.
- Vraag je baas naar wat haar Gewenste Uitkomst is voor het project. Best kans dat het dan een stuk meer helder wordt wat er van je verwacht wordt.
- Of bedenk of je dit al eens eerder bij de hand hebt gehad. Hoe heb je het toen aangepakt?

Van de brainstorm kun je vervolgens een eenvoudige planning maken. In Outlook zou je een stappenplannetje op kunnen schrijven in de body van de taak. Maar dat kan natuurlijk ook in Excel of in Word. Of maak je planning ook in de vorm van een mindmap.

Zet vervolgens de Eerstvolgende Acties op je takenlijst. Bij projecten die wat complexer zijn kunnen dat meerdere acties 'tegelijk' zijn. Je wilt bijvoorbeeld een afspraak maken voor een interview, maar ook wat boeken scannen om info te verzamelen. Die acties volgen niet altijd stap voor stap op elkaar, zoals dat bij een simpel project wel het geval is. Dus als je ze allebei aankomende week wilt doen, zet je ze allebei op je Eerstvolgende Acties lijst. Zet ook de deadlines alvast in je agenda.

Bewaar de brainstorm of de planning in je projectmap. Dan heb je niet allerlei taken op je lijst staan waar je nu nog niets mee kunt. Pak je planning erbij wanneer je het project evalueert tijdens je Wekelijks Onderhoud en zet dan de acties voor de week erna op je Eerstvolgende Acties lijst.

Zet de titel van het project op je Projectenlijst. Op je Projectenlijst hou je een overzicht bij van al je complexere projecten. Soms ligt het project even stil; jij bent niet aan zet of je wilt het project even parkeren. Dan heb je dus geen Eerstvolgende Actie op je takenlijst staan. Als je dan de titel van je project op je Projectenlijst hebt staan, weet je zeker dat je ook je complexere projecten niet vergeet.

3. Voor de echt complexe projecten zal het nodig zijn om een uitgebreid projectplan te maken. Vaak gaat het dan om projecten waar je met meerdere mensen aan werkt en waar je één of meerdere projectleiders voor aan het werk hebt. Bij dat soort projecten kun je goed gebruik maken van een projectmethodologie, zoals Prince2, Scrum of één van de vele andere mogelijkheden. Getting Things Done zelf is géén projectmethodologie.

Maar in de praktijk zul je vanuit een projectvergadering altijd weer:
- Eerstvolgende Acties
- Wachten Op's en
- Later/Misschien's moeten noteren

Neem eens tien minuten de tijd om al je huidige projecten op te schrijven. Verdeel ze onder in simpele, minder simpele en echt complexe projecten. Dikke kans dat je meer projecten opschrijft, dan waar je je eigenlijk bewust van was.

Kijk ook eens naar de gratis online cursus projectmanagement op Loopbaan.nl