Feedback geven en ontvangen
Feedback ontvangen
Als iemand ons commentaar geeft, ervaren we dat vaak als kritiek, als een aanval op onszelf als persoon. Zelfs ondersteunende, positieve feedback pakken we zelden op of we bagatelliseren het. Dat is jammer, want goede feedback wordt gegeven met de bedoeling ons te helpen, te ondersteunen. We kunnen er iets van leren. Sta open voor het commentaar dat je krijgt en luister naar wat de ander te zeggen heeft. Je kan er je voordeel mee doen.
Voor het ontvangen van feedback gelden een aantal gouden regels.
Zes Gouden Regels
1. Interpreteer feedback niet als een aanval op jou als persoon
2. Schiet niet onmiddellijk in de verdediging
3. Vraag door naar wat de ander precies bedoelt en probeer de feedback te begrijpen
4. Toon waardering voor de feedback
5. Beoordeel de feedback
6. Doe iets met de feedback |
1. Interpreteer feedback niet als een aanval op u als persoon Feedback wordt in principe gegeven met een positieve bedoeling. Ga ervan uit dat iemand je iets wil vertellen over een aspect van jouw werk of gedrag. Dat zegt niets over jouw waarde als mens. Probeer te reageren met ‘Ik zal erop letten, bedankt’ in plaats van ‘Jij hebt ook altijd wat’ of ‘Ik doe het volgens jou ook nooit goed’. Merk je dat iemand je probeert te kleineren of voor gek wil zetten en dus commentaar geeft met negatieve bedoelingen, reageer dan bijvoorbeeld met: ‘Ik waardeer het dat je me feedback geeft, maar de manier waarop vind ik wat minder. Wat probeer je nu precies te zeggen?’.
2. Schiet niet onmiddellijk in de verdediging Luister naar wat de ander te zeggen heeft. Luisteren betekent nog niet dat je het ermee eens bent, maar wel dat je er serieus over nadenkt. Of je er iets mee doet, is aan jou. Neem het commentaar voor kennisgeving aan en denk erover na. Jij bepaalt uiteindelijk zelf wat je met het commentaar doet. Probeer je emoties te remmen en reageer niet verdedigend met ‘Het is ook altijd zo druk’. Dat geeft misschien een verklaring voor uw gedrag, maar de feedback blijft overeind. Zeg bijvoorbeeld ‘Ik zal er eens op letten. Heb jij misschien tips om het sneller te doen?’.
3. Vraag door naar wat de ander precies bedoelt en probeer de feeback te begrijpen Het zou eigenlijk wel moeten, maar lang niet altijd is feedback specifiek en concreet. Vaak uiten mensen hun commentaar in vage, globale opmerkingen als ‘Je bent weinig flexibel’. Dwing de ander concreet te worden anders kan je er niks van leren. Vraag door tot je weet wat de ander bedoelt en wat hij graag veranderd wil zien. Bijvoorbeeld: ‘Wanneer en in welke situatie vond je dat ik mij niet flexibel opstelde? Wat deed ik toen precies?’.
4. Toon waardering voor de feedback Om commentaar te geven, is een zekere moed nodig. Toon waardering voor het feit dat iemand die moeite heeft genomen. Hij doet het om je te helpen iets te leren of te verbeteren, of om zijn waardering te tonen voor jouw werk. Door hem te bedanken toont u respect en dat kan de relatie alleen maar verbeteren. Bagatelliseer complimenten van anderen niet. Positief commentaar afdoen met ‘dat spreekt toch vanzelf’ is niet leuk voor de gever. Een compliment is te beschouwen als een cadeau. Bedank de ander en kijk eens tevreden terug op wat je goed hebt gedaan.
5. Beoordeel de feedback Jij bepaalt zelf wat je met de gegeven informatie doet. Vraag je af of je het commentaar positief of negatief vindt, terecht of onterecht. Herken je de feedback? Heb je soortgelijk commentaar eerder gehad?
6. Doe iets met de feedback Besluit wat je met het commentaar gaat doen. Niets doen is ook een optie. Als je daartoe besluit, zeg je dat tegen de gever, bijvoorbeeld: ‘Ik heb nagedacht over het commentaar dat je me gisteren gaf. Ik vind het vervelend dat je er zo over denkt, maar ik kan (of wil) daar op dit moment niets aan veranderen’. Als je wel iets wilt proberen te veranderen, zeg dat ook en brengt jouw voornemen in de praktijk. Desnoods vraag je om ondersteuning. Als je nog twijfelt, kan je eerst extra informatie inwinnen bij anderen. Herkennen zij het commentaar? Daarna besluit je wat je gaat doen.
Bron: Tips en Tools voor Managers, Jolanda Bouman, ISBN 90-70512-62-9
Waar feedback aan moet voldoen 
Feedback geeft je verbaal, waarbij je moet letten op een zorgvuldige formulering en woordkeuze. Denk dus na over hoe je de boodschap wilt vertellen.
Feedback moet je zo snel mogelijk geven., en moet open, eerlijk, informatief en helder zijn.
Feedback is zinnig als die meteen na het ontvangen van de boodschap wordt
gegeven. Hoe meer tijd er verstreken is, des te minder invloed gaat ervan uit. Feedback moet een eerlijke reactie zijn, niet grof of vijandig of kwetsend. Ook moet feedback in verhouding staan tot het totaal van de communicatiesituatie, dus gericht op de inhoud van de boodschap en niet op de persoon van de spreker. Met helder wordt bedoeld dat het ook echt feedback is en niet bijvoorbeeld een uiting van de stemming waarin je toevallig verkeert. De betekenis moet helder zijn. De feedback moet informatie bevatten die de spreker nog niet bekend was (is). Standaardreacties hebben geen effect. Als de spreker al weet wat je gaat zeggen kunt je het net zo goed laten.
Bron: Mensen maken projecten, Nicole Bremer-Ammann, ISBN 90-58710-62-9